Comment j’ai simplifié ma boîte mail

Notifications Facebook, épingles qui pourraient m’intéresser de Pinterest, offres d’emplois Indeed, personne m’ayant ajouté sur Google+, newsletters diverses et variées des sites que je suis (entreuprenariat, voyages), promotions des compagnies aériennes… C’est bien simple, j’étais arrivée à un point où je recevais environ un email toutes les 20 minutes quelque soit l’heure du jour ou de la nuit, parfois plus.

Tout le temps passé à trier, supprimer, répondre… et être dérangée sans arrêt parce que je ne pouvais pas m’empêcher de me dire que « c’était peut-être important ». J’ai donc décidé de ne pas seulement m’occuper de ma salle de bain, mais aussi de ma boîte mail ! Pour n’entendre mon joli smartphone vibrer que pour les emails importants (et c’est moi qui décide) ! Bientôt la rentrée et je partage avec toi mes astuces pour organiser tes emails en deux temps, trois mouvements.

1. Supprimer les notifications des réseaux sociaux

Si tu as un smartphone comme moi avec les apps de tes réseaux sociaux préférés, tu reçois sans doute également une notification « push » de ton tél et un email pour te dire que tata Josette a commenté ta photo sur Facebook. Comment encombrer sa boîte mail pour rien. J’ai donc supprimé toutes les notifications des réseaux sociaux pour lesquels j’ai une app installée sur mon smartphone. Fais un choix, email ou notification push mais pas les deux

2. Les filtres Gmail

Gmail est doté d’une fonction très appréciable pour bien organiser sa boîte mail et ne plus être dérangée toutes les 5 minutes : les filtres. Les filtres permettent d’automatiser certaines actions sur les emails entrant. Tu peux par exemple décider d’envoyer tous les emails de tata Josette dans la corbeille sans passer par la case départ. Le pied.

Je n’ai pas été aussi dure avec tout le monde. Il y a quand même des emails que je veux lire mais quand je l’ai décidé, pas tous les jours. J’ai alors crée un dossier (un libellé dans Gmail) appelé « Lecture hebdomadaire ».

Clique sur « Paramètres ».

Puis sur l’onglet « Libellés ». Crée un nouveau libellé. Je l’ai appelé « Lecture Hebdomadaire » mais si tu veux l’appeler « Y’a pas le feu chez les bisounours », tu peux aussi.

Ensuite, clique sur l’onglet « Filtres ».

Et c’est là que tu définis tes actions (nyark nyark nyark). Tu peux ne remplir qu’un seul champ. Par exemple, tous les emails provenant DE « Facebook ». Une fois que tu as rempli un des champs, clique sur « Créer un filtre… »

Tu arrives sur l’écran où tu décides des actions à effectuer. A quelle sauce vas-tu manger cet expéditeur ? Pour envoyer un email directement dans un dossier, cliques sur « Ne pas afficher dans la boîte de réception » et « Appliquer le libellé » Y’a pas le feu chez les Bisounours. Cliques « Appliquer également ce filtre à X conversation ». Si tu n’as pas encore touché aux emails concernés dans ta boîte, ça te permet aussi de vérifier que le filtre fonctionne !

Les emails concernés s’en vont directement dans le petit dossier qui va bien

3. Se désabonner du reste

Et cela va de soi, mais pour les emails que tu reçois continuellement mais qui ne t’ intéressent pas (ou plus), désabonne-toi !

Il y a généralement un lien « Se désabonner » en bas de page des newsletters ou des emails promotionnels. Si ce n’est pas le cas, crée un nouveau filtre avec l’action « Supprimer ». L’email ne passera pas par ta boîte de réception et ira directement dans la corbeille.

Après environ un mois de mise en oeuvre de cette petite gymnastique, je ne reçois plus que les emails qui m’intéressent dans ma boîte de réception. Je suis moins dérangée et ai plus de temps à consacrer à autre chose. Si tu n’utilises pas encore Gmail, sâches qu’il est extrêmement facile de rediriger tous les mails de ton ancienne boîte mail vers Gmail sans devoir renvoyer ton adresse à tous tes contacts ! Alors, n’attends plus

Et toi ? C’est quoi ta technique infaillible pour gérer tes emails persos ?